Seu condomínio não será apenas número a mais no rol de contratos com a PAM.

Todos, e não somente o Síndico, serão bem atendidos.

A ideia que resultou na criação da PAM Condomínios Assessoria surgiu quando seus gestores (Nilson & Nery) exercendo o cargo de síndico, não encontraram uma empresa que fosse parceira, ou uma empresa cujo acesso para esclarecimentos, consultas e solicitações de serviços fosse fácil, rápido e com qualidade, pois para muitas empresas, os condomínios-clientes não passam de um número a mais.

Embora o CNPJ seja de Fev/15, os serviços de ‘assessoria condominial’ foram prestados por eles, de dentro da PAM Contábil desde Jan/02, numa parceria com a contabilidade que permanece até os dias de hoje.

Uma missão da PAM Condomínios é assessorar os Síndicos na administração do condomínio de tal forma que, até mesmo os inexperientes na função, em pouco tempo se sentirão tranquilos e confiantes.

A outra missão, é atender a todos os demais condôminos com o máximo de rapidez e satisfação.

• A PAM é assessoria, pois quem administra de fato o condomínio é o Síndico, pois é ele quem tem as responsabilidades e os poderes de decisão.
• No lema da PAM, num condomínio, o interesse coletivo deve se prevalecer aos individuais.

A PAM não trabalha com conta “pool”

A conta “pool” é aquela cuja titularidade está no CNPJ/Nome da administradora e, ao final do mês, é a administradora quem fornece um extrato mensal das operações de crédito e débito o que, na opinião da PAM, dificulta a certeza e a fiscalização por parte do condomínio e, caso a administradora feche (quebre) o condomínio corre o risco de perder todo seu dinheiro, por este motivo não utilizamos este tipo de conta.

As contas bancárias usadas nos contratos com a PAM devem estar em nome do condomínio e têm como titulares os Síndicos e Subsíndicos, de modo que ao final do mês, a Conciliação Bancária é feita com base num extrato fornecido pelo banco, que é um documento inquestionável.

A Lei ampara ao Síndico delegar poderes para a PAM fazer operações bancárias como pagar, transferir etc. mas ao menos será essencial os poderes de consulta a extratos da conta corrente e das aplicações. E para qualquer dos níveis de acesso, deverão ser criados usuários específicos para os prepostos da PAM com seus CPFs/logins e senhas, de modo a ser possível identificar quem fez qual operação bancária.

A PAM faz questão de não ter poderes para saque.

A cada dia, mais e mais serviços em geral são disponibilizados via Internet

É inegável o quanto a Internet facilita a vida daqueles que a utilizam, sendo assim, a PAM, em seu site, disponibiliza diversos serviços e informações úteis a todos do condomínio.

Devido à LGPD, o acesso às informações de um condomínio somente é possível àqueles devidamente cadastrados no sistema (nome, e-mail e nr de celular) que após receberem um e-mail de acesso, necessitam cadastrar uma senha pessoal, que deve ser particular e intransferível. Toda documentação que porventura necessite ser descartada é destruída em equipamento apropriado.

Todos que cadastrarem e-mails, além dos boletos condominiais, receberão os editais de convocação de assembleias, atas e avisos importantes de interesse geral etc.

No APP Condominizar e no Portal PAM será possível:

• APP – Obter 2ª via de boletos;
• APP – Fazer reserva de áreas comuns: salão de festas; churrasqueira; academia etc.;
• APP – Mural do síndico – para publicação de informativos coletivos online ou para algum condômino em específico (embora sejam enviados para os e-mails cadastrados).
• APP – Fale com o síndico – ideal para registrar ocorrências online para o Síndico ou para a PAM receberem e responderem, além de ficar no histórico.
• No Portal PAM – Acesso a todos balancetes mensais;
• No Portal PAM – Acesso a Convenção, Regulamento, Atas de assembleias, contratos etc.

A salvaguarda dos dados cadastrais compete a todos que tenham acesso a eles.

A nova Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD/2018) veio para regulamentar os cuidados que a PAM sempre teve, mas, principalmente, veio para alertar os Síndicos que eles e seus prepostos têm também grande responsabilidade em manusear e salvaguardar os dados pessoais dos condôminos em geral.

A política da PAM é coletar o mínimo necessário de dados dos condôminos, dependentes e demais que transitem no condomínio.

E para que todos que têm acesso e/ou manuseiam dados pessoais, a PAM criou um Termo de Confidencialidade a ser assinado por essas pessoas, para que tenham plena ciência das suas responsabilidades e que deverá se empenhar em preservar as informações.

O mais importante evento de um condomínio

Todo Síndico sensato sabe que deve, o máximo possível, compartilhar/dividir as decisões administrativas com os demais condôminos, e isto é feito através das assembleis gerais.

A garantia de sucesso de uma AG começa pela elaboração de um bom Edital com uma boa Ordem do Dia e finaliza com uma boa ata.

A PAM auxilia nas construções dos textos das pautas dos Editais e a observação dos prazos para a convocação.

Durante as assembleias, a PAM busca auxiliar nas exposições dos casos em deliberação para que as votações só aconteçam quando todos estiverem suficientemente esclarecidos.

E finaliza seu trabalho ao redigir boas atas, bastante organizadas, boa estética e de fácil leitura e localização das informações buscadas.

A Lei 14.309/22 entre outras coisas, ampara este tipo de assembleia online.

Hoje já é bem menor o número de pessoas que ainda resistem a este tipo de reunião, ou porque são resistentes à inovações, ou porque nunca participaram de uma AG 100% online para verem como é fácil, é bom e muito mais confortável.

São muitas as vantagens de AG Virtuais:

1. maior número de participantes;
2. mesmo quem está longe pode participar;
3. não precisam correr para chegar a tempo na sala de reuniões;
4. todos estarão no conforto de suas casas, escritórios, hotéis etc.;
5. quando termina, não terão que pegar trânsito ou perder mais tempo;
6. todos que desejam falar, têm o direito de fala assegurado pela Lei e pelo Presidente da AG, e será ouvido por todos;
7. as reuniões são facilmente gravadas; e
8. principalmente, é o fim daqueles bate-bocas intermináveis e até das agressões físicas de reuniões presenciais, pois o Presidente da AG pode desligar todos os microfones até os ânimos se acalmarem e depois ligar um a um, para que não haja mais interrupções.

E não são apenas assembleias gerais, mas muitas reuniões informais podem ser realizadas com muito mais facilidade e produtividade.

A PAM faz reuniões ou assembleias virtuais utilizando o APP ZOOM, um dos melhores APP do mercado.

Com a devida antecedência, a PAM envia tutoriais, vídeos para que os Condominiados possam instalar em seus equipamentos e envia dicas de como farão para participarem.

SMJ, esta Lei retira do condomínio as responsabilidades de: a) se preocupar se todos gostam ou não; b) se todos têm condições técnicas como equipamentos, internet etc.; e c) embora previsto nas convenções antigas, os editais podem ser encaminhados tão somente por meios eletrônicos (e-mail), acabando com aquela obrigação de carta protocolada ou registrada, mas a PAM recomenda que sejam mantidos os editais impressos e afixados nos elevadores e quadros de aviso.

A mesma Lei 14.309/22 das assembleias online.

A PAM, há anos que realiza assembleias continuadas, ou seja, já nos editais é registrado o dia de início da reunião em si, e define os dias e horários em que a reunião continuará, normalmente apenas para que as pessoas pudessem/possam votar a fim de aumentarem as chances de conseguir os altos quóruns legais – sempre foi um sucesso.

Esta Lei, além de amparar o procedimento antigo, agora permite que durante a reunião em curso os participantes votem pela sua continuidade noutros dias, limitados a no máximo 60 dias.

Prestar esclarecimentos (contas) é um dever do Síndico e um direito dos condôminos.

Ao menos uma vez por ano, conforme determina a Lei, o Síndico precisa prestar esclarecimentos dos seus atos administrativos e financeiros/contábeis.

Os atos financeiros/contábeis são todos aqueles registrados nos balancetes mensais, cujos documentos de receitas e despesas são devidamente encadernados pela PAM e serão vistados pelos Conselheiros, mas que também são disponibilizados a todos do condomínio através do acesso ao Portal PAM (Internet).

Quanto aos atos administrativos, se geraram documentos, estes também serão encadernados mensalmente, mas será durante as assembleias que os Síndicos verbalizarão seus esclarecimentos e os demais participantes têm o direito fazerem questionamentos que julgarem necessários.

Um bom Síndico, presta contas tantas vezes quantas se tornarem necessárias à tranquilidade do condomínio.

A transparência administrativa/financeira gera harmonia e tranquilidade no condomínio e confiança no Síndico.

Como dito no tópico Prestação de Contas, os atos financeiros/contábeis de um Síndico são devidamente colecionados mensalmente em cadernos chamados de ‘Balancetes Mensais’ e, a partir deles, são gerados arquivos.PDF que são disponibilizados no Portal PAM.

Todos os comprovantes de despesas e receitas são colados em sulfite A4, identificados e encadernados em páginas devidamente numeradas, de modo a facilitar o trabalho do Conselho Fiscal, do Síndico ou de qualquer pessoa que manusear o balancete, pois bastará que seja citado o número da página para identificar sobre qual documento é a dúvida ou observação a fazer.

Embora todos do condomínio possam pedir acesso aos ‘cadernos físicos’, o acesso aos arquivos.PDF no Portal PAM dá a devida agilidade na fiscalização, e a PAM recomenda que as dúvidas sejam sanadas junto ao Síndico ou à PAM tão logo seja possível e não acumuladas para serem questionadas durante as assembleias, porque nem sempre será possível concluir uma resposta durante a assembleia e tenha que ser enviada posteriormente, como o tempo da reunião acaba por se alongar além do ideal.

Pagamentos em espécie (dinheiro) ou “caixinha”.

O recomendável é que o condomínio faça uso do cartão de débito para o pagamento de pequenas despesas do dia a dia, porém, quando isto não é possível, resta o uso do pagamento em espécie (em dinheiro) e é aí que entra a importância de registrar todas essas operações numa planilha ou Livro Caixa.

Os comprovantes de despesas pagas em espécie, são igualmente colados em folhas A4 para serem encadernadas nos balancetes mensais.

Ao final do mês, uma cópia (xerox) desse Livro Caixa (planilha) é encadernada e funcionará como o extrato bancário para fazer a conciliação com as despesas, seus comprovantes.

Para garantir a transparência e possibilidade de fiscalização de movimentações financeiras, a PAM recomenda que jamais um Síndico receba valores em espécie, mas sim, que peça que o valor seja depositado ou seja feito PIX/TED para conta corrente do condomínio.

Inclusive o Síndico não deve receber em espécie e não deve autorizar o pagamento de boletos condominiais em forma de TEDs ou de PIX que não sejam o QR-Code impresso no corpo do boleto.

Quando necessário, o Síndico deve sacar da conta corrente o valor que julgar suficiente para mais um mês de despesas, e sempre observando que o saldo em mãos, jamais ultrapasse muito os R$300,00.

A própria PAM, ao montar o balancete ou antes, detecta e corrige discrepâncias financeiras.

Graças aos procedimentos de conciliações bancárias durante o mês, ou durante a confecção dos encadernamento mensais, a PAM faz uma pré-fiscalização detectando erros e corrigindo-os sempre que possível, ou registrando sugestões para os procedimentos do Síndico

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O valor justo a ser pago por todos dependerá sempre de uma boa previsão orçamentária.

Para condomínios com boletos de valor fixo, a PAM utiliza uma planilha especial onde registra o valor médio de diversas despesas, índice de inadimplência, isenção do Síndico e outros componentes financeiros.

Esta planilha é compartilhada com o Síndico e outros que ele convide e, todos juntos, vão analisando item a item até que ao ser finalizada, um percentual encontrado possa ser levado para

O uso desta planilha, há mais de 20 anos e sempre atualizada, tem demonstrado seu grau de acerto e tem beneficiado obter valores justos a serem pagos por todos do condomínio.

Para realização de obras com rateios extraordinários, o uso desta planilha também é muito importante.

Os boletos condominiais são emitidos pela PAM com antecedência necessária ao planejamento e às providências para que sejam pagos pelos respectivos responsáveis.

A PAM busca demonstrar as parciais que compõem o valor total e citar as Atas cujas aprovações ocorreram, e também é demonstrado um balancete sintético das despesas ocorridas no mês anterior à emissão do boleto.

A PAM envia os boletos para todos os e-mails devidamente cadastrados (até 05 endereços diferentes por pessoa) e, para aqueles que quiserem, também entrega uma via impressa na portaria do condomínio (não envia pelos correios).

Por questão de segurança, os boletos enviados pelo sistema, exigem que sejam digitada uma senha para abrir.

2ªs vias podem ser obtidas através do APP Condominizar ou, esporadicamente, podem ser solicitadas via e-mail ou por telefone para a PAM.

A PAM envia diversos alertas (cobranças) durante o mês.

Graças à fiscalização constante efetuada pela PAM, os condomínios sob sua assessoria têm baixíssimo índice de inadimplência, até porque, muitos casos de atraso são causados por algum agendamento que não efetivado pelo banco e o condômino nem sabe que está devendo.

Também é sabido que um bom acordo extrajudicial é sempre mais barato para o devedor e é sempre mais rápido do que uma ação judicial, porém, quando as tentativas ‘amigáveis’ não dão frutos, a própria PAM alerta o Síndico e a cobrança para a Assessoria Jurídica.

Uma vez enviada a cobrança para o jurídico, a PAM não mais aceita propostas de acordos amigáveis, e tão somente passa a auxiliar o jurídico com dados e valores devidos para o processo judicial.

Cada condomínio decide se o boleto segue para protesto cartorial após um determinado atraso, e qual prazo para a dívida ser enviada para a assessoria jurídica e é antes de terminados esses prazos que a PAM atua como descrito no parágrafo acima e tem tido bastante sucesso.

Cumprir todos os direitos e deveres trabalhistas, poupa prejuízos em ações judiciais.

Diz o ditado: “quem paga errado, paga duas vezes.” daí a importância do empenho da PAM em observar os tantos e complicados direitos e deveres trabalhistas. Claro, não há como impedir que um ex-funcionário ingresse na justiça, mas se seus direitos tiverem sido pagos corretamente, a ação pode reverter contra ele.

Como dito no tópico de apresentação, a PAM Condomínios mantém até hoje, uma parceria com a PAM Contábil, a qual, entre outros serviços presta todos os serviços de assessoria trabalhista, tais como emissão de contracheques, controle de férias, guias INSS, FGTS, admissão, demissão, homologação de funcionários, alimentação do e-Social etc.

A PAM Contábil está no mercado desde 2002 e hoje presta serviços contábeis para mais de 60 empresas, das quais, muitas têm serviços trabalhistas também.

Diversos outros serviços são ou podem ser prestados pela PAM ao seu condomínio

Entre os serviços que podem ser prestados pela PAM, estão a confecção de Notificações, de Advertências, emissão de boletos de multas disciplinares, Declarações de quite, cartas e avisos em geral.

Também pode indicar e assessorar na contratação de prestadores de serviços ou empresas, bem como pode auxiliar na criação de formulários-padrão tipo: Procurações, Fichas Cadastrais, Contratos de locação de áreas comuns, controle do consumo de água etc.

E a PAM estará sempre à disposição para usar as suas experiências com outros condomínios para assessorar o Síndico a tomar suas decisões.

A diferença e qualidade dos documentos gerados pela PAM não tem igual.

Tanto Editais de Convocação, quanto Avisos para os elevadores ou quadros de aviso, são confeccionados com uma fonte num tamanho que permitirá a fácil leitura

Nem sempre as ações do Síndico ou da PAM são suficientes.

Alguns condomínios preferem ter contratos com escritórios advocatícios à parte das suas administradoras e, por esta razão, a PAM oferece este tipo de assessoria jurídica como opcional, o que impactará, ou não, no valor dos honorários mensais.

Caso não seja incluída no contrato, o condomínio não ficará desamparado de orientações e consultas jurídicas básicas na área condominial, pois a PAM, com seus diversos parceiros, intermediará as consultas básicas.

Lembrando que até mesmo empresas que incluem assessoria jurídica em seus serviços, no caso do ingresso de ações pode acontecer de haver cobranças extras, negociadas tempestivamente.

Nas ações da Assessoria Jurídica, seja em ações judiciais ou extrajudiciais, a PAM dará todo apoio que for necessário e que estiver ao seu alcance.

Quando as dúvidas são muitas.

Principalmente quando ocorre a eleição de um novo Síndico, é comum surgirem dúvidas e até insinuações sobre a lisura do gestor anterior, então, a primeira ideia que surge é a contratação de uma auditoria.

Acontece, porém, que uma auditoria tem um alto custo e, às vezes, essas suspeitas não passam de intransigências de uma pessoa ou grupo que podem ser desqualificadas com uma análise simples desse passado se for feita por uma empresa ou profissional competente e imparcial.

Como alternativa a auditoria, a PAM pode fazer uma análise preliminar da gestão anterior e apresentar um parecer que auxiliará o condomínio seguir em frente na contratação de uma auditoria ou encerrar as dúvidas para a vida seguir em frente.

Custos PAM –

Este é um serviço extra, de ‘levantamento de dados’, que deverá ser combinado à parte dos honorários mensais ou pode ser efetuado também para condomínios sem contrato com a PAM.

Para usufruir das mudanças das Leis é interessante modernizar a Convenção Condominial.

Uma das grandes dificuldades para se administrar um condomínio está nas Convenções e Regulamentos Internos confusos, incompletos, conflitante e, principalmente, desatualizados.

Muitas Convenções Condominiais em vigor são anteriores a aprovação do novo Código Civil em 2002, o qual, até os dias de hoje, já sofreu inúmeras e boas alterações como a regulamentação do uso da Internet, assembleias virtuais e muito mais.

Fazer esta atualização não é fácil, não só quanto à necessidade de se obter um quórum de 2/3 das unidades para a aprovação, mas a também devido à falta de experiência dos envolvidos neste projeto e, por mais boa vontade que tenham, podem levar a equívocos, a textos de difícil compreensão, dúbios, redundantes, e pior, conflitantes com as Leis em vigor, tornando a Convenção (ou RegInt) não confiável, aplicável ou eficiente.

A PAM, com base nos seus mais de 20 anos e muitos condomínios que assessorou e assessora, montou uma ‘Convenção-modelo’ que servirá de base ser adaptado para as peculiaridades do seu condomínio.

Custos PAM –

 Este é um serviço extra que envolve muitas e muitas horas de trabalho, realização de pesquisas e reuniões informais até se chegar num texto em condições de ser levado para aprovação de uma assembleia e obtenção de 2/3 de votos, portanto, deverá ser previamente combinado à parte dos honorários mensais ou pode ser efetuado também para condomínios sem contrato com a PAM.

Alerta – a PAM se empenhará em todos os sentidos e formas legais para levar o texto à assembleia que deverá ser do tipo ‘continuada ou permanente’ por causa do quórum alto, mas alguns condomínios estão num grau de beligerância tão grande que as pessoas simplesmente se negam a votar e, quando votam, se negam aprovar.

Custos PAM –

 Este é um serviço extra que envolve muitas e muitas horas de trabalho, realização de pesquisas e reuniões informais até se chegar num texto em condições de ser levado para aprovação de uma assembleia e obtenção de 2/3 de votos, portanto, deverá ser previamente combinado à parte dos honorários mensais ou pode ser efetuado também para condomínios sem contrato com a PAM.

Alerta – a PAM se empenhará em todos os sentidos e formas legais para levar o texto à assembleia que deverá ser do tipo ‘continuada ou permanente’ por causa do quórum alto, mas alguns condomínios estão num grau de beligerância tão grande que as pessoas simplesmente se negam a votar e, quando votam, se negam aprovar.

Honorários da PAM

No valor dos honorários mensais estão contemplados todos os serviços ordinários.

Há no mercado algumas empresas cujo valor do honorário mensal é mais baixo do que suas concorrentes, porém, na hora de cobrar, surgem cobranças por emissão de boletos; de acesso ou armazenamento de dados; de confecção de balancetes; emissão de documentos etc.

A PAM não trabalha assim.

Nos honorários mensais contratados estão contemplados todos esses serviços mencionados acima e, como poderá ser comprovado na Tabela de Preços que é anexada ao contrato, diversos outros serviços extras, podem nem ser cobrados.

O exemplo mais clássico é quanto as assembleias gerais (AGs) que a PAM se reserva o direito de cobrar ou não a partir da segunda no ano, porque como os Síndicos são incentivados a fazerem assembleias sempre que necessário e não apenas uma por ano, para não parecer que a PAM interesses econômicos apenas, a participação na AG pode não ser cobrada.

Outros documentos como Declaração de Quite (para venda), Acordos para quitação de débito, normalmente só são cobrados quando há abuso por parte do solicitante ou do condomínio em si e, nestes casos, quem paga não é o condomínio, mas o responsável pela unidade solicitante.

Com o boleto de honorários, além da Nota Fiscal, é anexada uma planilha que demonstra a origem dos valores que compõem o valor cobrado.